Mit Lexware büro easy 2015 gegen die Buchhaltungsphobie

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Interview Lexware büro easy

Buchhaltung ist mir ein Graus – schon immer. Jedes Vierteljahr von Neuem – wenn die Umsatzsteuer fällig wird – hefte ich mit langen Zähnen die Belege ab und rechne die Umsatzsteuer aus. Und auf den letzten Drücker mache ich dann alles für die Einkommensteuer fertig, um das Ganze dann schnell, schnell weiter an den Steuerberater zu geben. Denn die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), zu der ich als Freiberuflerin jährlich verpflichtet bin (vor allem die Sache mit den Abschreibungen), ist für mich immer noch ein Buch mit sieben Siegeln.

Verständlich, dass ich sofort „Ja“ geschrien habe, als ich gefragt wurde, ob ich die Software büro easy 2015 von Lexware testen möchte, mit der ich alle täglich anfallenden Büroarbeiten erledigen kann, ohne – so verspricht es das Handbuch – kaufmännisches Hintergrundwissen zu benötigen: angefangen vom Anlegen einer Datei für jeden einzelnen Kunden, sodass ich die Daten der Kunden nicht jedes Mal erneut eingeben muss, über die Belegverwaltung (die Buchungen) bis hin zur Steuererklärung oder zur Weiterleitung der Buchungen an den Steuerberater – natürlich im DATEV-Format. Das ist wohl das Format für EDV-gestützte Buchführung, mit dem die meisten Steuerberater arbeiten – ich musste mich auch erstmal schlau machen (Buchhaltungsphobie!).

Auch meine Artikel soll ich problemlos verwalten können – diese tauchen, habe ich sie einmal definiert und eingegeben, automatisch auf Kundenrechnungen oder auf Angeboten auf. Die Artikel müssen nicht zwangsläufig Artikel zum Anfassen sein, es darf sich auch um Dienstleistungen handeln und es ist egal, ob diese zu einem Umsatzsteuersatz von 19 % oder 7 % besteuert werden. Habe ich das Ganze einmal eingegeben, weiß das Programm sofort, welchen Steuersatz es dazu rechnen muss. Klar, dass ich da neugierig wurde. Also habe ich nicht lange gezögert und das Programm installiert. Schließlich muss meine Buchhaltungsphobie doch zu heilen sein (und wenn das Programm sie bei mir heilen sollte, hilft es vielleicht auch anderen).

Unproblematische Installation

Um Lexware büro easy 2015 zu installieren, habe ich einen Download-Code und eine Seriennummer erhalten. Es ist aber auch möglich, das Programm von einer DVD aus zu installieren. Das Herunterladen hat eine Zeit lang gedauert, denn auch das gezippte (komprimierte) Programm ist mit rd. 432 MB noch relativ groß. Bei der Installation fordert die Software die Seriennummer an, ohne die das Programm nicht läuft – einfach die 24-stellige Nummer zuzüglich der Bindestriche in den dafür vorgesehenen Platz kopieren. Der Rest der Installation läuft dann automatisch, genauso wie das Erstellen eines kleinen Programm-Icons auf dem Desktop (ich arbeite – noch – mit Windows 7).

Trotz seiner Größe ist Lexware büro easy schnell installiert.
Trotz seiner Größe ist Lexware büro easy schnell installiert.

 

Lexware büro easy 2015 einrichten

Als Allererstes muss man das Programm natürlich an die eigene Firma anpassen. Sinnvoll ist es, dafür den Interview-Modus zu nutzen. Was das ist? Ein kleiner Film, in dem ein „Berater“ erklärt, was ein Nutzer jetzt genau machen muss, und ein paar zusätzliche Tipps gibt. Wer lieber liest, statt zuzuhören, kann das Interview auch in Textform ablaufen lassen. Für Buchhaltungshonks für mich ist der Berater das Richtige.

Dieser sympathische Mensch führt das Interview.
Dieser sympathische Mensch führt das Interview.

Dann heißt es, den Namen des Unternehmens und die Steuernummer vom Finanzamt (nicht die Umsatzsteuernummer, die kommt später) und das Bundesland, in dem die Firma ihren Sitz hat einzugeben. Das ist einfach. Nur die Steuernummer muss man parat haben, wenn man sie nicht auswendig kennt (gibt es solche Leute?).

Steuernummer und Bundesland festlegen
Steuernummer und Bundesland festlegen

In Schritt 4 muss man dann den Beginn des Wirtschaftsjahrs festlegen. Da habe ich erstmal gestutzt, denn darüber hatte ich mir noch nie Gedanken gemacht. Doch der nette Interviewer hat mir weitergeholfen: Bei den meisten Firmen ist das Kalenderjahr gleich dem Wirtschaftsjahr. Also habe ich eingetragen, dass mein Wirtschaftsjahr jeweils am 1. Januar beginnt.

Dann kam die Frage, in welcher Branche die eigene Firma tätig ist. Auch die habe ich gefunden und mit dem Cursor aktiviert. Geschafft!

Direktverbindung zum Steuerberater

Wer mit einem Steuerberater/einer Steuerberaterin zusammenarbeitet und die Firmendaten in regelmäßigen Abständen an ihn oder sie weiterleiten möchte, hat in den folgenden Schritten die Möglichkeit, die dazu notwendigen Daten einzugeben.

Als Nächstes folgen für Umsatzsteuerpflichtige die Angaben zur Umsatzsteuer.

Tja, und dann geht’s um die Gesellschaftsform des Unternehmens. Bis dahin verlief das Interview für mich unproblematisch, doch da büro easy mir jetzt sagte, dass die Wahl der Gesellschaftsform Auswirkungen darauf habe, was für eine Form der Steuererklärung ich machen müsse (die ich zugleich ebenfalls wählen musste), musste ich mir das Ganze dann doch genauer ansehen. Denn ich als Freiberuflerin muss eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) beim Finanzamt abgeben, ich bin damit nicht zu doppelter Buchführung verpflichtet und muss auch keine Gewerbesteuer abführen.

So richtig schlau wurde ich leider aus den Tipps nicht, die auftauchen, wenn man auf das Fragezeichen klickt. Büro easy sagte mir nämlich dann, dass ich nur einmal wählen könne, welche Form der Steuererklärung ich nehme: die „Büro-easy“-Steuererklärung oder eine andere mit einem komplizierten Namen, den ich schon wieder vergessen habe (Buchhaltungsphobie!). Ich habe mich dann – todesmutig – für die Büro-easy-Steuererklärung entschieden, die dann automatisch auch die richtige Steuererklärungsform wählte. Puh!

Ein kleiner Knackpunkt: Gesellschaftsform und Form der Steuererklärung
Ein kleiner Knackpunkt: Gesellschaftsform und Form der Steuererklärung

Hier wäre es schön, wenn Haufe Lexware die Erklärung noch ein wenig nachbessern könnte, damit auch Buchhaltungs- und Steuerphobikerinnen wie ich auf alle Fälle die richtige Wahl treffen. Zum Beispiel, indem die Software Beispiele gibt, für welche Firmenart oder Gesellschaftsform welche Steuererklärung die richtige ist.

Mit der Bank kommunizieren

Im letzten Schritt kann man schließlich die eigenen Bankdaten eingeben, um direkt vom Programm Lexware büro easy 2015 aus die eigenen Firmenbankgeschäfte zu erledigen, z. B. Rechnungen zu überweisen. Eine tolle Sache, wie ich finde.

Nicht so toll ist jedoch, dass ich die Stammdaten meiner Firma zwar bearbeiten kann (ich hab noch nicht komplett alles eingetragen – für diesen Test z. B. noch nicht die Steuerberater- und die Bankdaten), dass es aber nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, wo ich das machen kann. Aber ich werde es schon noch finden. Und wenn nicht, lege ich einfach eine neue Firmendatei an. Weil ich es kann …

Erste Schritte

Da ich Lexware büro easy erst vor Kurzem installiert habe, habe ich erstmal nur mit Dummy-Daten gearbeitet, um ein paar Funktionen auszutesten. Doch das Programm scheint mir bislang relativ selbsterklärend zu sein. Der Startbildschirm fragt jedes Mal, was man zuerst erledigen möchte, und nennt die wichtigsten und häufigsten Vorgänge gleich mit.

Der Startbildschirm von Lexware büro easy 2015
Der Startbildschirm von Lexware büro easy 2015

Um einen dieser Vorgänge auszuwählen, braucht man nur auf das kleine Symbol mit dem Stift am Ende jeder Zeile zu klicken und es kann losgehen. Ich habe einfach mal ausprobiert, ein Angebot und eine Rechnung zu schreiben. Im Handbuch, das übrigens ausgesprochen verständlich erklärt, was man genau machen muss, steht zwar, dass ein Angebot sofort in eine Rechnung überführt werden kann – man also das Ganze nur einmal eingeben muss –, doch ich wollte sehen, wie das Angebot/die Rechnung aussieht.

So sieht der Bildschirm aus, will man ein Angebot schreiben.
So sieht der Bildschirm aus, will man ein Angebot schreiben.

Etwas ungewohnt für mich war die Auflistung in der Tabelle – die Position, der Artikel, Beschreibung und Menge. Denn ich als Dienstleisterin mache in der Regel sehr individuelle Angebote. Daher kann ich nicht einfach schreiben: Artikel 2 = Text, denn ich definiere Text und Umfang im Allgemeinen viel genauer. Doch auch das lässt Lexware büro easy zu.

Umsatzsteuerrechner integriert

Prima ist, dass das Programm die jeweilige Umsatzsteuer automatisch dazu rechnet, wenn ich den Umsatzsteuersatz eingebe. Bisher habe ich das händisch erledigt. Doch wenn die Berechnung automatisch erfolgt, erleichtert das die Arbeit sehr.

Der Rechnungsbildschirm sieht übrigens ähnlich aus wie der Angebotsbildschirm. Und ich kann mir gut vorstellen, dass es eine große Hilfe sein wird, wenn das Programm aus dem Angebot automatisch eine Rechnung generiert.

Direkt ausdrucken kann man Rechnungen und Angebote aus dem Programm natürlich auch. Ich hab’s mit beiden gleich mal versucht. Selbst ohne besondere Formatierung sehen Angebot und Rechnung schon ansprechend aus. Lexware büro easy 2015 hält zudem sowohl selbst Formatvorlagen vor als dass die Software selbstverständlich auch zulässt, eigene Formatvorlagen mit Firmenlogo usw. zu übernehmen. Klasse!

Mehr habe ich bislang noch nicht ausgetestet. Doch ganz entgegen meiner bisherigen Arbeitsweise will ich im Januar anfangen, die Steuererklärung für 2014 zu machen. Dafür muss ich noch alle Belege eingeben. Das mach ich dann mal mit Lexware büro easy 2015. Denn schon jetzt bin ich sicher, dass es diese unangenehme Arbeit erleichtert. Und vielleicht befreit es mich von meiner Buchhaltungsphobie. Ich werde berichten.

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