Ich hab’ die Buchhaltung schön!

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Auf Nimmerwiedersehen, Buchhaltungsphobie!
Auf Nimmerwiedersehen, Buchhaltungsphobie!

Neulich hab’ ich über meine Buchhaltungsphobie geschrieben. Ich fand ja bisher, dass Buchhaltung eine ausgesprochen lästige Angelegenheit ist. Vor allem, wenn man sie unter dem Aspekt betrachtet, dass man sie fürs Finanzamt machen muss und kein Geld damit verdient, sondern sogar noch welches zahlen muss. Und zwar für eine Tätigkeit, die man hasst.

Sieht man die Buchführung jedoch aus dem Blickwinkel, dass man mit ihr erkennen kann, wie sich das eigene Geschäft entwickelt, ist sie gar nicht mehr so doof. Dann kann sie sogar ein tolles Analyseinstrument sein. Das haben mir zumindest Freunde und Bekannte immer wieder gesagt.

Unternehmensentwicklung checken mit Lexware büro easy

Mit meinem bisherigen Buchführungswerkzeug funktionierte das jedoch nicht, denn Excel-Tabellen sind nicht besonders sexy. Man muss sich zu sehr in die Zahlen vertiefen, um Einnahmen und Ausgaben zu analysieren, und genau das mag ich nicht. Aber jetzt durfte ich das Buchhaltungsprogramm Lexware büro easy 2015 testen – und das zeigt mir mit einem Knopfdruck grafisch aufbereitet an, wie sich mein Geschäft entwickelt: In der sogenannten Chefübersicht von Lexware kann ich jederzeit checken, ob die Einnahmen meines Unternehmens die Ausgaben übersteigen oder ob es umgekehrt ist.

Noch steht nicht viel drin in der Chefübersicht von Lexware büro easy 2015, aber wenn alle Einnahmen und Ausgaben eingetragen sind, ist die Übersicht sehr aufschlussreich.
Noch steht nicht viel drin in der Chefübersicht von Lexware büro easy 2015, aber wenn alle Einnahmen und Ausgaben eingetragen sind, ist die Übersicht sehr aufschlussreich.

Ich finde das klasse. Zumal das Programm nicht nur meine Buchführung grafisch aufbereitet, sondern sie zugleich vereinfacht. Ich kann z. B. schneller als mit meiner alten Excel-Tabelle Belege buchen, denn ich brauche nicht mehr die verschiedenen Posten einzeln in die Liste einzutragen. Stattdessen klicke ich auf der Startseite des Programms auf den Punkt „Belege erfassen“.

Der Startbildschirm von Lexware büro easy führt direkt zu den am häufigsten Tätigkeiten in der Buchhaltung, z. B. zum Erfassen von Belegen.
Der Startbildschirm von Lexware büro easy führt direkt zu den am häufigsten Tätigkeiten in der Buchhaltung, z. B. zum Erfassen von Belegen.

Dann suche ich mir unter dem Reiter „Standardbeleg“ den jeweiligen Oberbegriff, unter den die Ausgabe oder Einnahme fällt, die ich buchen möchte. Briefmarken z. B. kann ich unter dem Standardbeleg „Porto“ buchen, Druckertinte oder Papier unter „Bürobedarf“. Und sofort wird nach Eintragen der Summe und der Datierung der richtige Mehrwertsteuersatz herausgerechnet, das Ganze mit einer Buchungsnummer versehen und gebucht. In der Chefübersicht taucht die Buchung natürlich ebenfalls sofort auf.

Lexware büro easy 2015 hat die wichtigsten Standardbelege, die in jeder Buchhaltung auftreten, beim Erfassen von Belegen sofort integriert.
Lexware büro easy 2015 hat die wichtigsten Standardbelege, die in jeder Buchhaltung auftreten, beim Erfassen von Belegen sofort integriert.

Automatisierte Steuer

Auch in das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung trägt Lexware büro easy 2015 meine Daten sofort (fast) selbstständig ein. Ich brauche nur unter dem Menüpunkt „Extras“ auf den Unterpunkt „Umsatzsteuer/ELSTER“ gehen, meinen Voranmeldungszeitraum eingeben und mir die Vorschau anzeigen oder das Formular drucken lassen. Ans Finanzamt (oder an meinen Steuerberater) übermitteln kann ich die Voranmeldung ebenfalls gleich aus dem Programm heraus. Ich brauche bei der Umsatzsteuervoranmeldung nicht mehr zu rechnen oder händisch Zahlen einzutragen. Eine unglaubliche Arbeitserleichterung!

Die Umsatzsteuererklärung macht Lexware büro easy fast von selbst.
Die Umsatzsteuererklärung macht Lexware büro easy fast von selbst.

Auch die Einnahme-/Überschussrechnung erledigt das Programm, wenn ich es wünsche, einschließlich Eigenbedarf und Abschreibungen für Wirtschaftsgüter (AfA). Über eine Schnittstelle lässt sich meine Buchführung an den Steuerberater übertragen, sodass dieser mit meinen aufbereiteten Daten arbeiten kann.

Vom Angebot bis zur Rechnung in wenigen Klicks

Was mich an Lexware büro easy 2015 ebenfalls begeistert: Ich kann für Kunden Angebote schreiben, die sich mit einem Klick sofort in eine Auftragsbestätigung oder in eine Rechnung umwandeln lassen. Auch mahnen kann ich problemlos, ich muss nur eintragen, nach wie vielen Tagen ich säumige Kunden anmahnen möchte und welche Mahngebühren ich berechne.

Ganz einfach lässt sich auch das Mahnwesen einrichten.
Ganz einfach lässt sich auch das Mahnwesen einrichten.

Wie ich ein Angebot für einen Kunden anlege, erklärt sich fast von selbst. Ich greife auf den Startbildschirm zu, klicke auf „Angebot schreiben“ und wähle einen bereits im Programm gespeicherten Kunden aus, für den ich tätig werde, oder lege einen neuen Kunden an (von Lexware büro easy 2015 „Kundenstamm“ genannt). Um einen neuen Artikel festzulegen, den ich meinem Kunden anbieten will, klicke ich auf das kleine Pfeilsymbol unter der Angebotsspalte „Artikel“ und dann auf „neu anlegen“ – und schon öffnet sich ein Dialogfeld, in dem ich bestimme, ob ich eine Dienstleistung oder ein Produkt anbieten will, das ich dann auch genau benennen kann. Den Mehrwertsteuersatz kann ich ebenfalls hier oder über die Spalte MwSt. festlegen, in der sich auch ein kleiner Pfeil zur automatischen Auswahl des Mehrwertsteuersatzes befindet.

Angebote für Kunden schreiben einfach gemacht.
Angebote für Kunden schreiben einfach gemacht.

 

So einfach lege ich einen neuen Artikel für mein Kundenangebot mit Lexware büro easy an.
So einfach lege ich einen neuen Artikel für mein Kundenangebot mit Lexware büro easy an.

 

Ein Ziel, viele Wege

Besonders gut gefällt mir, dass ich auf verschiedenen Wegen zum gleichen Ziel – etwa zum Schreiben eines Angebots – kommen kann. Ich kann z. B. in der Navigationsleiste von Lexware büro easy (das ist die Spalte ganz links auf dem Bildschirm) auf den Unterpunkt „Kunden“ gehen, mir einen Kunden aus der Übersicht auswählen, dann wiederum in der Navigationsleiste auf den Punkt „Angebot schreiben“ klicken. Schon befinde ich mich ebenfalls im Modus zum Schreiben eines Angebots.

Auch über die Navigationsleiste ganz links komme ich zum Schreiben von Angeboten für Kunden.
Auch über die Navigationsleiste ganz links komme ich zum Schreiben von Angeboten für Kunden.

Das Angebot lässt sich dann mit einem Klick in eine Word-, Open-Office- oder PDF-Datei oder auch in eine Mail für den Kunden umwandeln – wer möchte, kann es in eine vorab designte Layoutvorlage (z. B. das Unternehmensbriefpapier) einbinden. Auch in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder in eine Rechnung lässt sich das Angebot mit einem Klick überführen. Es ist also nicht nötig, alle Daten neu zu erfassen, wenn man aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung machen will. Abändern lässt sich der Inhalt jedoch problemlos nachträglich, etwa wenn ein Artikel gelöscht oder ein Preis neu bestimmt wird.

Viele Funktionen – und trotzdem eine einfache Benutzerführung

Muss ich noch sagen, dass sich das Gleiche auch mit Lieferanten durchführen lässt? Oder dass man Lexware büro easy auch mit dem eigenen Online-Konto verbinden und z. B. Überweisungen aus dem Programm durchführen kann? Dass man Preis- und Artikellisten anlegen und Kunden nach ihrem Auftragsvolumen klassifizieren kann? Und dass sich fürs Finanzamt mit Lexware büro easy auch Eigenverbrauch und Abschreibungen berechnen lassen?

Viele Unternehmen werden vermutlich gar nicht alle Funktionen des Programms nutzen. Doch falls man sie braucht, findet man sie. Und falls man mal nicht weiter weiß, helfen die wunderbar einfachen Erklärungen der Programmhilfe. Es gibt sowohl ein Handbuch als auch einen Online-Ratgeber und eine Internet-Community, wo man auf (fast) alle Fragen eine Antwort erhält. Ach ja: Sogar ein Taschenrechner ist im Programm integriert, z. B. falls Nutzer noch mal überprüfen wollen, ob sich das Programm nicht verrechnet hat.

Ein nettes kleines Extra: der Lexware-Taschenrechner.
Ein nettes kleines Extra: der Lexware-Taschenrechner.

Ich bin jedenfalls begeistert von Lexware büro easy 2015 und seinen vielen Funktionen. Besonders angetan hat es mir, dass ich mich nicht lange in das Programm einfuchsen musste, sondern es nahezu selbsterklärend ist. Jedenfalls für Menschen, die hin und wieder mit Office-Programmen arbeiten. Und das sage ich nicht etwa, weil ich für diesen Test ein Honorar bekommen habe, sondern weil mich Lexware büro easy überzeugt hat. Ob es auf Dauer meine Buchhaltungsphobie heilen wird, bleibt aber noch abzuwarten. Lexware büro easy vereinfacht jedenfalls vieles und lässt mich die unliebsame Buchführung schneller als sonst erledigen, sodass mehr Zeit für meine eigentliche Arbeit bleibt. Nur schade, dass ich es erst nach 20 Jahren Selbstständigkeit entdeckt habe …

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