Buchhaltung online mit lexoffice

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Handschriftlich das Kassenbuch ausfüllen war gestern - heute macht das Software wie lexoffice.
Handschriftlich das Kassenbuch ausfüllen war gestern - heute macht das Software wie lexoffice.

Selbstständige und Freiberufler, die eine Buchhaltungssoftware benötigen, es sich aber ersparen wollen, die Vollversion eines Buchhaltungsprogramms zu kaufen, herunterzuladen und auf dem Rechner zu installieren, können sich auch online um ihre Buchhaltung kümmern. Vor allem aber sind sie nicht auf ein Gerät für die Buchhaltung festgelegt und können sich auch um ihre Buchhaltung kümmern, wenn sie in Sachen Firma unterwegs sind. Alle drei Buchhaltungsvarianten von lexoffice machen ein Arbeiten „on the road“ möglich.

Lexoffice verspricht, dass man nach dem Anmelden sofort mit der Buchhaltung loslegen kann, ohne zuvor ein Handbuch zu wälzen – ideal für Menschen, die es für Zeitverschwendung halten, sich zuerst mit einem Programm auseinanderzusetzen, bevor sie es benutzen. Da lexoffice mir angeboten hat, das Programm zu testen, war ich gespannt, ob die Software das Versprechen hält. Also habe ich die Vollversion der Buchhaltungssoftware von lexoffice ausprobiert, mit der man nicht nur Angebote, Rechnungen und Lieferscheine schreiben, sondern auch Zahlungseingänge erfassen sowie die Umsatzsteuervoranmeldung und die Einnahmeüberschussrechnung machen kann.

Jeder kann lexoffice kostenlos testen

Auf der Website von lexoffice kann man diese und die zwei anderen weniger umfangreichen Softwarevarianten 30 Tage lang kostenlos ausprobieren – und zwar völlig unverbindlich. Nach der Testzeit deaktiviert sich der Zugang automatisch, wenn man keinen Vertrag mit lexoffice über die weitere Nutzung abschließt. Das finde ich schon mal gut. Denn dann braucht man sich keine Gedanken darüber zu machen, den Zugang auch ja zum richtigen Zeitpunkt zu kündigen, sollte einem das Programm aus irgendeinem Grund doch nicht zusagen. E-Mail und der eigene Name reichen zum Anmelden übrigens aus (okay, okay, ein Passwort ist auch noch nötig, doch das sollte wohl kein Problem sein).

Auf der Website von lexoffice kann man die Buchhaltungssoftware kostenfrei testen.
Auf der Website von lexoffice kann man die Buchhaltungssoftware kostenfrei testen.

Nach dem Anmelden erhält man eine Mail, deren Bestätigungslink man folgen muss. Kennt man ja. So weit, so gut. Dann kann’s auch schon losgehen mit der Buchhaltung.

Erste Schritte

Das Programm öffnet sich mit einem ausgesprochen übersichtlichen Startbildschirm. Dort gibt es dann die Möglichkeit, erstmal die Firmendaten festzulegen, das Programm mit dem eigenen Bankkonto zu verknüpfen (warum das interessant ist, erkläre ich noch) und das Layout für die eigenen Rechnungen, Lieferscheine usw. festzulegen. Man kann das alles jedoch auch später noch machen (wobei: Es ist schon sinnvoll, zumindest die eigenen Firmendaten sofort einzutragen, da diese auf allen Belegen erscheinen und vom Programm selbsttätig eingefügt werden).

Der Startbildschirm - das Dashboard von lexoffice - einfach und übersichtlich.
Der Startbildschirm – das Dashboard von lexoffice – einfach und übersichtlich.

Tja, und danach beginnt die eigentliche Buchhaltung. Ich habe als Erstes Belege erfasst – denn sie sind das tägliche Brot in der Buchhaltung. Rechnungen schreiben und Belege von Lieferanten eintragen macht man schließlich ständig. Etwas irritiert haben mich dabei die von lexoffice verwendeten Begriffe „Eingangsbelege“ und „Ausgangsbelege“. Ich musste erstmal einen Augenblick überlegen, worum genau es sich dabei handelt. Das liegt vermutlich auch daran, dass ich Buchhaltung nicht wirklich gern mache und jedes Mal, bevor ich damit starte, zuerst die Knoten in meinem Hirn entwirren muss. Der Knoten diesmal: Ich hatte die Begriffe „Einnahmen“ und „Ausgaben“ im Kopf und habe sie dementsprechend den Eingängen (für mich = Einnahmen) und Ausgaben ( = für mich Ausgänge) zugeordnet. Aber: Die Eingangsbelege sind bei lexoffice die Rechnungen von anderen, die man selbst bezahlen muss. Bei den Ausgangsbelegen handelt es sich dementsprechend um die Rechnungen für die eigenen Produkte oder Dienstleistungen. Das ist logisch, die Rechnungen schickt man ja raus.

So sieht es aus, wenn man einen Beleg festlegen will.
So sieht es aus, wenn man einen Beleg festlegen will.

Die erste Rechnung und das eigene Layout

Dann habe ich meine erste Rechnung geschrieben. Ich habe auf die Schaltfläche „neuer Beleg“ und bei den Ausgangsbelegen auf „Rechnung“ getippt. Schon öffnete sich ein Fenster, wo ich den Belegstil festlegen konnte (ich hab das mit dem Layout für Belege nämlich nicht sofort nach Programmstart gemacht). Ich habe mich für einen bereits vorgegebenen Belegstil entschieden. Allerdings kann jeder auch ein ganz eigenes Layout gestalten, einfach die Druckvorlage herunterladen (als Word- oder LibreOffice-Datei) und diese dann den eigenen Vorstellungen anpassen, z. B. das eigene Logo einfügen. Anschließend das Ganze nur noch als PDF wieder hochladen – fertig!

Eine der Word- oder LibreOffice-Vorlagen von lexoffice, in die man das eigene Logo und die eigenen Schriften einfügen kann.
Eine der Word- oder LibreOffice-Vorlagen von lexoffice, in die man das eigene Logo und die eigenen Schriften einfügen kann.

Nachdem ich den Belegstil ausgewählt hatte, habe ich den Kunden festgelegt, das heißt, einen neuen Kunden und dessen Adresse eingegeben. Der Kunde wird mitsamt Adresse praktischerweise sofort auch unter meinen Kontakten gespeichert. Anschließend habe ich Produkte und Dienstleistungen und ihren Preis in die Rechnung eingetragen. Lexoffice speichert die Informationen über die Produkte und Services ebenfalls sofort, sodass sie für weitere Rechnungen oder Angebote zur Verfügung stehen. Den Rechnungsentwurf habe ich mir dann per E-Mail zusenden lassen und noch einmal überprüft. So sieht er (ohne eigenes Logo) aus:

Einer der Rechnungsentwürfe von lexoffice ohne eigenes Logo.
Einer der Rechnungsentwürfe von lexoffice ohne eigenes Logo.

Noch Rechnungen offen? Ein kurzer Blick ins Dashboard genügt

Nach dem Check, ob die Rechnung in Ordnung ist, kann ich sie aus dem Programm heraus an den Kunden mailen. Und hoffen, dass er sie schnell begleicht. Hat mein Kunde bezahlt, öffne ich die jeweilige Rechnung erneut und klicke für meine Buchführung auf Zahlung erfassen. So bleibt meine Buchhaltung aktuell.

Öffne ich eine Rechnung, die soeben von einem Kunden beglichen wurde, finde ich oben rechts ein grünes Schaltfeld mit den Worten "Zahlung erfassen". Klicke ich darauf, wird die Zahlung als Eingang gebucht.
Öffne ich eine Rechnung, die soeben von einem Kunden beglichen wurde, finde ich oben rechts ein grünes Schaltfeld mit den Worten „Zahlung erfassen“. Klicke ich darauf, wird die Zahlung als Eingang gebucht.

Lexoffice zeigt mir im Dashboard (dem Startbildschirm) an, wie viele Rechnungen noch nicht bezahlt sind und bei wie vielen die Zahlung überfällig ist. Außerdem stellt es mir eine mit jeder Buchung aktualisierte Version der Umsatzsteuer für den jeweiligen Abrechnungszeitraum zur Verfügung.

Das Dashboard von lexoffice zeigt mir sofort die Umsatzsteuer für den jeweils aktuellen Abrechnungszeitraum an.
Das Dashboard von lexoffice zeigt mir sofort die Umsatzsteuer für den jeweils aktuellen Abrechnungszeitraum an.

Ich kann mir die Daten meiner Umsatzsteuervoranmeldung unter dem Reiter „Buchhaltung“ zudem noch einmal ganz genau anzeigen lassen. Das Programm übermittelt sie bei Bedarf auch an den Steuerberater oder das Finanzamt.

Die Umsatzsteuervoranmeldung macht lexoffice auf Knopfdruck fertig.
Die Umsatzsteuervoranmeldung macht lexoffice auf Knopfdruck fertig.

Nie wieder mühsam in Kontoauszügen suchen

Jetzt aber zur Verknüpfung des Programms mit dem eigenen Bankkonto: Ist das Programm mit dem Konto verbunden, kann es u. a. eingehende Zahlungen mit Belegen abgleichen, sodass die Zuordnung von Belegen und Zahlungseingängen einfach wird, man also nicht erst umständlich den Kontoauszug suchen muss. Wie das Ganze funktioniert, erklärt lexoffice in einem Video.

Das Video von lexoffice erklärt, wie die lexoffice-Software Belege sofort im Kontoauszug findet.
Das Video von lexoffice erklärt, wie die lexoffice-Software Belege sofort im Kontoauszug findet.

Alle gebuchten Belege können als Excel- oder Datev-Datei exportiert und heruntergeladen und z. B. an den Steuerberater geschickt werden. Ein Kassenbuch lässt sich mit der lexoffice-Vollversion ebenfalls anlegen. Und eine Einnahmenüberschussrechnung mit Anlagen und Abschreibungen macht das Programm nach Eingabe der Daten selbstständig.

Die Buchungen von lexoffice können als Excel-Datei exportiert werden.
Die Buchungen von lexoffice können als Excel-Datei exportiert werden.

Fazit

Mein Fazit: Ich brauchte tatsächlich kein Handbuch, um mit der Vollversion des Buchhaltungsprogramm von lexoffice klarzukommen. Wären größere Probleme aufgetaucht, hätte ich mich zudem an den Support wenden können. Brauchte ich aber nicht. Das Programm war tatsächlich weitgehend selbsterklärend. Nur bei der Frage, wie ich eine Zahlung erfassen kann, musste ich zunächst etwas suchen. Doch das Problem hat sich durch ein wenig Herumprobieren – wie oben beschrieben – rasch gelöst.

Die Vollversion von lexoffice kostet übrigens 12,90 Euro monatlich und damit pro Jahr in etwa so viel wie vergleichbare Programme, die stationär auf dem Rechner installiert werden und ebenfalls jährlich aktualisiert werden müssen. Wer also den Speicher seines Rechners nicht mit noch mehr Daten „belasten“ und – vor allem – auch von  allen Geräten und von unterwegs aus auf seine Daten zugreifen möchte, ist mit lexoffice richtig gut bedient. Ich hab jedenfalls nichts vermisst. Wer nicht alle Funktionen benötigt, die die Vollversion von lexoffice bietet, kann auch auf eine der zwei günstigeren Versionen von lexoffice ausweichen. Die einfachste Version kostet 4,90 Euro monatlich, bei der mittleren Version ist man mit 9,90 Euro pro Monat dabei.

Zur Info: Ich habe für diesen Beitrag ein Honorar erhalten. Das hat das Ergebnis des Tests jedoch nicht beeinflusst. Mit dem Auftraggeber war vorab abgesprochen, dass ich ehrlich über meine Erfahrungen mit der Software berichte. 

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